Vähemmän tyhjiä vastaanottoaikoja. Enemmän toteutuneita käyntejä.

Suun terveydenhuollossa kohdataan kaksi haastetta: vastaanottoaikoja peruuntuu jatkuvasti, mutta samalla hoitoon pääsyä halutaan nopeuttaa ja olemassa olevista resursseista saada enemmän irti. Jokainen tyhjäksi jäävä vastaanottoaika tarkoittaa menetettyä mahdollisuutta hoitaa potilas, vaikka vastaanottokalenteri olisi lähtökohtaisesti täynnä.

Tyhjä aika ei ole vain yksittäinen menetetty käynti. Se on käyttämättä jäänyttä henkilöstöresurssia, menetettyä tuotantoa ja heikentynyttä kapasiteetin hyödyntämistä. Hyvinvointialueilla ongelma tunnistetaan hyvin, mutta sen ratkaiseminen tehokkaasti on ollut huomattavasti vaikeampaa.

Winhitin Optimointipalvelu on kehitetty muuttamaan vapautuvat vastaanottoajat toteutuneiksi hoitokäynneiksi automaattisesti.

Kun peruutus syntyy, kapasiteettia ei tarvitse menettää

Perinteisesti vapautuneiden aikojen täyttäminen perustuu manuaaliseen työhön. Vastaanottohenkilöstö käy ajanvarauskirjaa läpi, etsii sopivia potilaita ja yrittää tavoittaa heitä puhelimitse. Prosessi vie aikaa, eikä kaikkia vapautuneita aikoja ole mahdollista täyttää riittävän nopeasti.

Optimointipalvelu automatisoi koko toimintamallin.

Kun vastaanottoaika vapautuu esimerkiksi peruutuksen vuoksi, järjestelmä tunnistaa tilanteen automaattisesti ja etsii potilaita, joille kyseinen aika soveltuu. Sopiville asiakkaille lähetetään tekstiviestitarjous aikaisemmasta vastaanottoajasta, ja ensimmäisenä tarjoukseen vastaava potilas saa ajan itselleen. Ajanvaraus siirtyy automaattisesti ilman henkilökunnan toimenpiteitä.

Lopputuloksena vapautunut aika saadaan käyttöön nopeasti, eikä vastaanoton kapasiteetti jää hyödyntämättä.

Parempi käyttöaste ilman lisäresursseja

Monissa kehityshankkeissa etsitään ratkaisuja lisätä henkilöstöä, kasvattaa vastaanottojen määrää tai laajentaa toimintaa. Todellisuudessa merkittäviä hyötyjä voidaan saavuttaa myös nykyisen kapasiteetin tehokkaammalla hyödyntämisellä.

Optimointipalvelun tavoitteena on yksinkertainen: mahdollisimman moni vastaanottoaika päätyy toteutuneeksi hoitokäynniksi.

Kun peruuntuneita aikoja saadaan täytettyä järjestelmällisesti, vastaanottojen käyttöaste paranee, hoitokapasiteetti kasvaa käytännössä ilman uusia investointeja ja asiakkaiden mahdollisuus päästä hoitoon aiemmin paranee. Samalla henkilöstön aikaa vapautuu hallinnollisista tehtävistä varsinaiseen potilastyöhön.

Asiakkaalle nopeampi tie hoitoon

Palvelu ei hyödytä ainoastaan organisaatiota. Myös asiakkaat saavat mahdollisuuden päästä vastaanotolle aiemmin kuin alkuperäinen ajanvaraus olisi mahdollistanut.

Kun järjestelmä tunnistaa sopivan vapautuneen ajan, asiakas saa siitä tekstiviestitarjouksen. Ajan vastaanottaminen onnistuu nopeasti, eikä asiakkaan tarvitse seurata vapaita aikoja tai olla yhteydessä ajanvaraukseen.

Näin hoito voidaan toteuttaa aikaisemmin, samalla kun vapautuneet ajat saadaan tehokkaasti käyttöön.

Rakennettu suun terveydenhuollon tarpeisiin

Optimointipalvelu on suunniteltu erityisesti suun terveydenhuollon toimintaympäristöön. Järjestelmä huomioi hoitoprosessien erityispiirteet ja noudattaa ennalta määriteltyjä sääntöjä, jotta ajan siirtäminen tapahtuu hallitusti.

Palvelu varmistaa esimerkiksi, että aikaa tarjotaan vain samaan hoitolajiin soveltuville asiakkaille ja saman ammattiryhmän vastaanotoille. Lisäksi organisaatio voi määrittää tilanteet, joissa ajan siirtäminen ei ole sallittua.

Tämän ansiosta optimointi tukee olemassa olevia toimintamalleja ilman, että hoitoketjujen hallinta vaikeutuu.

Tulokset näkyvät nopeasti

Yhden hyvinvointialueen potilaat oppivat mallin käytön nopeasti, sillä jo lyhyessä ajassa alue onnistui optimoimaan yli 500 aikaa, jotka uhkasivat jäädä täyttämättä. Tämä tarkoittaa satoja ylimääräisiä toteutuneita hoitokäyntejä ilman lisärekrytointeja tai uusia vastaanottohuoneita. Lisäksi hyvinvointialueen ei tarvinnut varata lisää resursseja ajanvaraukseen, jotta ajat saatiin täytettyä.

Kyse ei siis ole pelkästään ajanvarauksen optimoinnista. Kyse on kapasiteetin vapauttamisesta käyttöön, tuottavuuden parantamisesta ja hoidon saatavuuden kehittämisestä samalla investoinnilla.

Muuta peruuntuneet ajat toteutuneiksi käynneiksi

Suun terveydenhuollon kapasiteettia ei aina tarvitse lisätä. Usein suurin hyöty löytyy jo olemassa olevien resurssien tehokkaammasta käytöstä. [TH1.1]
Winhitin Optimointipalvelu auttaa pienentämään peruutuksista aiheutuvaa hukkaa, nostamaan vastaanottojen käyttöastetta ja tarjoamaan asiakkaille aiempia hoitoaikoja täysin automatisoidusti.

Haluatko tietää, kuinka paljon käyttämätöntä kapasiteettia organisaatiossanne voitaisiin muuttaa toteutuneiksi hoitokäynneiksi? Ota yhteyttä In Netiin ja pyydä arvio Optimointipalvelun vaikutuksista juuri teidän suun terveydenhuollossanne.